Aguascalientes

Ficha Diagnóstico

Objeto de la Ley

Se prevé un objeto de ley más limitado que el de la LGA por lo que es necesario ampliar el objeto a fin de establecer:

  1. Principios y bases para la organización y conservación, administración y preservación de los archivos del SO.
  2. Bases de organización y funcionamiento del SNA
  3. Archivos Privados.
De la Interpretación de la Ley y Supletoriedad

La ley estatal no prevé lo relativo a la interpretación de la Ley y su supletoriedad por lo que se estima necesario incluir:

  1. Disposiciones para la aplicación e interpretación.
  2. Respeto irrestricto de los DH
  3. Protección amplia a las personas y el interés público.
  4. Supletoriedad de disposiciones administrativas, procedimiento administrativo y en materia civil del Estado.
De los Sujetos Obligados

Si bien la ley estatal prevé algunos de los SO, no contempla la totalidad. Se estima necesario incluir:

  1. Partidos políticos, fideicomisos, Fondos Públicos, Persona Física y Moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad.
De los Principios

La ley local establece los principios de: Orden original, Procedencia, Integridad, Preservación y Transparencia. Se estima necesario incluir los siguientes:

  1. Conservación y accesibilidad.

Documentos Públicos y Obligaciones

Si bien la ley estatal prevé lo relativo a los documentos públicos, se estima necesario:

  1. Ampliación de alcance, naturaleza y carácter legal de los documentos públicos y sus acervos, es decir, reconocer el doble carácter de los documentos: bienes nacionales y monumentos históricos.
  2. Los documentos tienen el objeto de respetar el derecho a la verdad y el acceso a la información para fomentar el patrimonio documental de la Nación.
De las Obligaciones

Si bien la ley estatal prevé lo relativo a los recursos materiales y humanos necesarios para el funcionamiento de los archivos, no contempla los recursos financieros, por lo que se estima necesario incorporarlos; en el ámbito documental prevé algunos de los instrumentos archivísticos, en este sentido, se estima necesario incorporar:

  1. En los instrumentos de control y consulta, lo relativo a índice de expedientes clasificados como reservados.
  2. Inclusión como objeto la tutela especial de los archivos relativos a violaciones graves de DH
  3. Establecer que la responsabilidad de preservar íntegramente los documentos de archivo, tanto físicamente como en su contenido, así como de su organización, conservación y funcionamiento del Sistema Institucional, recaerá en la máxima autoridad de cada SO
Del Acta de Entrega Recepción

La ley estatal no prevé lo relacionado al acta de entrega recepción por lo que se estima necesario:

  1. Incorporar previsiones o lineamientos para el acta de entrega recepción.
  2. Prever lo relativo a fusión, extinción o cambio de adscripción de áreas o unidades de los SO para que lo establezca su ley local, así como los instrumentos jurídicos en que se sustenten los procesos de transformación que se le dará a los archivos e instrumentos de control y consulta de los SO en el ámbito local y municipal.

Sistema Institucional de Archivos

La ley estatal no prevé lo relacionado al Sistema Institucional de Archivos por lo que se estima necesario:

  1. Incorporar como obligación la conformación del Sistema Institucional de Archivos con los siguientes objetos.


    Actividad archivística se debe sustentar en procesos de gestión documental.


    Todos los documentos de archivo de S.O. forman parte del sistema.


    El sistema Institucional de cada SO se integra por la totalidad de áreas coordinadora y operativas.

De la Planeación Archivística

La ley estatal no prevé lo relacionado a la planeación archivístico por lo que se estima necesario:

  1. Inclusión de lineamientos relativos a la planeación archivística.
Del Área Coordinadora

La ley estatal no prevé lo relativo al área coordinadora por lo que se estima necesario:

  1. 1.- Inclusión de lo referente a los artículos 27 y 28 de la LGA, relativo al área coordinadora y sus funciones.
    • El titular del área coordinadora tiene que tener al menos el nivel de director general o equivalente;
    • Dedicarse específicamente a las funciones establecidas en la LGA y la de la entidad.
De las áreas operativas

Si bien la ley estatal prevé al área de archivo de trámite, archivo de concentración y archivo histórico, no incluye al área de correspondencia por lo que se estima necesario:

  1. Inclusión del área correspondencia y se establezcan los requisitos que deben cumplir los responsables de cada área tanto de correspondencia, tramite, concentración y archivo histórico.
De los Archivos Históricos

Si bien la Ley estatal prevé lo relacionado con los Archivos históricos, no corresponde con el alcance que prevé la LGA, por lo que se estima necesario la inclusión de previsiones respecto de:

  1. Los documentos son de acceso público.
  2. Información que esté relacionada con violaciones graves de DH o delitos de lesa humanidad.
  3. Documentos en los que se determinó la conservación permanente por tener valor histórico y que contengan datos sensibles.
  4. Procedimiento para permitir el acceso a la información de un documento con valor histórico.
  5. Procedimiento de consulta a los Archivos Históricos.
De los Archivos ElectrónicosSi bien, la ley estatal contempla la organización de archivos electrónicos, dicha organización no se ajusta a los parámetros que establece la LGA por lo que, se estima necesario ajustar las disposiciones de la ley local a los parámetros de la LGA.

De la ValoraciónSe estima necesario contemplar la existencia de un grupo interdisciplinario tal como lo prevé la LGA, a fin de que coadyuve en el análisis de los procesos y procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integra los expedientes
De la Conservación

Es necesario la inclusión del programa de seguridad y controles tal y como lo prevé la LGA, a saber:

  1. Establecimiento de un programa de seguridad de información que garantice la continuidad de la operación, minimice los riesgos y maximice la eficiencia de los servicios.
  2. Implementación de controles que incluyan políticas de seguridad.

De los Sistemas Locales y Consejos

Si bien la Ley estatal establece algunas disposiciones previstas en la LGA, tienen un alcance limitado, se considera necesario ajustar las normas de estatales en materia del sistema local, sus órganos, atribuciones y obligaciones, a saber:

  1. Creación de un sistema local
  2. Creación de un Consejo Local
  3. Creación de un Archivo General
De los Archivos PrivadosSi bien, la ley estatal prevé disposiciones en materia de archivos privados, se estima conveniente incluir aspectos respecto de los documentos o archivos de interés público cuyo contenido resulte de importancia o de relevancia para el conocimiento de la sociedad en términos de lo establecido en la LGA.
De la Capacitación y la cultura archivísticaLa ley estatal no prevé lo relacionado a la capacitación ni profesionalización de los responsables de las áreas de archivo, por lo que es importante contemplar la promoción de las competencias laborales en la materia y la profesionalización de los responsables de las áreas de archivo.
Organización y Funcionamiento del Archivo General

Si bien, la ley estatal menciona que la Dirección General de Archivos es dependiente de la Secretaría de Gobierno, no especificar aspectos sobre su naturaleza jurídica, organización, funcionamiento, patrimonio, órgano de gobierno, director general, entre otros; por lo que se estima necesario incluir lo relativo al Archivo General en términos de los dispuesto por la LGA, a saber (ejemplo):

  1. Naturaleza del Archivo General.
  2. Atribuciones.
  3. Objeto.
  4. Los órganos con los que contará.

I.- Generalidades. Art 1 a 5
II.-Documentos Públicos y Obligaciones Art 6 a 19
III.-Sistema Institucional de Archivos Art 20 a 49
IV.- Valoración y Conservación Art 50 a 63
V.-Organización y Funcionamiento Art 70 a 108
VI. Infracciones y Sanciones Art 116 a 123

 

Nombre de la Ley Analizada: Ley de Archivos del Estado de Aguascalientes.

 

Simbología.

 Ausencia total de la norma.
 Parcialmente atendida la norma.
 Cumplimiento total de la norma.

Documentación
Evento

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