Objetivo

¿Qué es la Gestión Documental y la Administración de Archivos?

La Gestión Documental y la Administración de Archivos en las instituciones u organismos de la administración pública son compromisos que deben cumplirse para el correcto manejo de la documentación y así poder garantizar el acceso a la información.

La Gestión Documental, es el área que garantiza el control eficaz y sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y disposición de los documentos, y el cual también incluyen procesos de registro, organización, descripción, acceso, consulta y disponibilidad de la información.

Por otro lado, la Administración de Archivos corresponde a las tareas que se realizan durante la implementación de todos de servicios que se ofrecen en los archivos, tanto de manera interna como externa. No se podría pensar en una correcta Administración de Archivos sin una correcta Gestión Documental.

Ambas actividades, son complementarias durante el ciclo de vida de los documentos y deben contar con personal que tenga conocimientos archivísticos.

Beneficios:

• Identificación de los documentos con carácter histórico.
• Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos y expedientes.
• Acceso rápido y seguro a la información, reduciendo los tiempos de búsqueda de información y por consiguiente de respuesta a solicitudes de información.
• Ahorro de costos, referente a la reducción de espacios donde preservar la documentación.
• Privilegiar el ejercicio de los derechos fundamentales: derecho a la verdad, derecho a la información y derecho a la memoria.
• Privilegiar el ejercicio del Derecho de Acceso a la Información.

¿Qué información se puede consultar sobre el cumplimiento a obligaciones en materia de archivos en la PNT?

Por mandato constitucional todos los sujetos obligados deben documentar todo acto que derive del ejercicio de sus funciones, competencias o facultades, debiendo preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados.

Para conocer la descripción de los temas o asuntos de los documentos y expedientes resguardados en los archivos del gobierno federal, se puede consultar la Guía de Archivo Documental de la dependencia o entidad que corresponda, dicha herramienta de consulta se encuentra publicada en la Plataforma Nacional de Transparencia.

¿Qué hace la Dirección de Gestión de Información y de Estudios del INAI?

Con el propósito de facilitar el cumplimiento de las obligaciones en materia de archivos por parte de los sujetos obligados de la Ley en materia, y otorgar certeza en la búsqueda de información que requiere el ciudadano, el área de Gestión de Información y Estudios del INAI de acuerdo al artículo 39 del Estatuto Orgánico tiene como funciones:

I. Coordinar las acciones necesarias para organizar, conservar y disponer de los archivos que genere, administre, posea y resguarde el Instituto, en su etapa de trámite y concentración;

II. Presentar al Comité de Transparencia del Instituto, los procedimientos archivísticos que faciliten el acceso a la información;

III. Generar y actualizar el registro de los titulares de los archivos de trámite, así como coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación del Instituto;

IV. Instrumentar los mecanismos y acciones para recibir y dar trámite a la documentación recibida por el Instituto;

V. Participar en las acciones, políticas y modelos que contribuyan a mejorar la gestión documental, así como la administración y actualización de archivos de los sujetos obligados en el marco del Sistema Nacional, de forma coordinada con la Secretaría Ejecutiva del Sistema Nacional de Transparencia, previo visto bueno de la Secretaría Ejecutiva;

VI. Representar al Instituto ante el Consejo Nacional de Archivos, compartiendo los acuerdos alcanzados con la Secretaría Ejecutiva del Sistema Nacional de Transparencia, dicha representación se realizará por acuerdo delegatorio del Pleno o del Comisionado Presidente, en términos de la normatividad aplicable;

VII. Coadyuvar en el desarrollo y ejecución de los mecanismos de coordinación y colaboración con el Archivo General de la Nación, los organismos garantes de las entidades federativas y los responsables de la gestión documental en los estados y municipios;

VIII. Elaborar las propuestas de criterios específicos para la conservación, organización, modernización y sistematización de la información de los sujetos obligados;

IX. Desarrollar y promover la política de gestión documental electrónica para actualizar los procedimientos archivísticos, controlar los expedientes durante el ciclo vital de la documentación y hacer eficaz el acceso a la información;

X. Diseñar, proponer y difundir, en coordinación con las unidades administrativas competentes bajo la supervisión de la Secretaría Ejecutiva, las herramientas tecnológicas para una eficaz gestión documental;

XI. Elaborar y ejecutar, bajo la coordinación de la Secretaría Ejecutiva, los planes y programas necesarios en la implementación de los criterios para la catalogación, conservación de documentos y la organización de archivos de los sujetos obligados, en coordinación con el Archivo General de la Nación y la Secretaría Ejecutiva del Sistema Nacional de Transparencia;

XII. Proponer las políticas, estrategias y criterios que impulsen las acciones en materia de gestión documental en el marco de la Ley de la materia así como la normatividad aplicable y someterlas al Pleno, por medio de la Secretaría Ejecutiva;

XIII. Realizar, plantear y difundir entre los sujetos obligados, los criterios para la organización y conservación de documentos y archivos que les permitan localizar eficientemente la información pública que generen o posean, bajo la Coordinación de la Secretaría Ejecutiva;

XIV. Orientar y brindar apoyo técnico a los sujetos obligados en la elaboración y ejecución de sus programas en materia de gestión documental;

XV. Elaborar estudios e investigaciones que tengan por objeto proporcionar al Instituto los elementos necesarios en materia de gestión documental y manejo de los archivos administrativos para facilitar la toma de decisiones estratégicas;

XVI. Identificar las mejores prácticas internacionales y nacionales encaminadas a la implantación de sistemas de gestión documental y archivos, y difundirlas entre los sujetos obligados, previa aprobación de la Secretaría Ejecutiva;

XVII. Elaborar en coordinación con el área jurídica del Instituto, los anteproyectos normativos encaminados al establecimiento de un marco jurídico relacionado con la gestión documental y manejo de los archivos administrativos de los sujetos obligados;

XVIII. Proponer y organizar las acciones y programas de capacitación que realice el Instituto, en coordinación con la Dirección General de Capacitación; así como colaborar y coordinarse con la Secretaría Ejecutiva del Sistema Nacional de Transparencia para las acciones de capacitación que lleve a cabo el Sistema Nacional o los organismos garantes de las entidades federativas, a fin de impulsar la homologación de los sistemas de gestión documental, e informar a la Secretaría Ejecutiva al respecto;

XIX. Promover la elaboración y distribución de materiales de difusión en materia de gestión documental y administración de archivos administrativos de los sujetos obligados; en coordinación con las demás unidades administrativas del Instituto, y

XX. Las demás que deriven de la normatividad aplicable en la materia y las que dispongan el Pleno, el Comisionado Presidente y el Secretario Ejecutivo.